Satın Alma

SATIN ALMA SÜREÇLERİ

Ticari bir firmada satın alma süreci ; satın alma geçmiş ve güncel bilgilerini değerlendirerek satın alma ihtiyaç planlamasının yapılması ile başlar, satın alma siparişi verilen ürünün depoya gelmesi ile sona erer. Süreç akışları aşağıdaki gibidir ;

Satın Alma Süreç Akışları;

1-   Öncelikle geçmiş dönem satış istatistikleri, pazar araştırmaları ve tahminler, stok değerleri, kritik stok seviyeleri, firma bakiye siparişleri , tedarikçi değerlendirme sonuçlarına ait bilgiler toplanır.

2-  Toplanan bilgiler değerlendirilerek sipariş verilecek ürünün ihtiyaç planlaması yapılır.

3-   İhtiyaç planlamasındaki ürün ya da ürünlerin tedarikçi firmaları (ıtriyat) belirlenir.

4-   Firma görüşmeleri ve önceden belirlenmiş satış şartları doğrultusunda teklif alınır.

5-   Kota anlaşması teklifi olup olmadığı değerlendirilir.

6-   Teklif rakamsal olarak 2 aylık satış rakamının üzerinde ise onaya gidilir.

7-   Muhasebe-Finans, Satış Departman Müdür/yetkililerinin görüşü alınarak Genel Müdürün onayına sunulur.

8-   Teklif, Genel Müdür tarafından onaylanırsa kota anlaşması kapsamında sipariş verilir.

9-   Kota anlaşması hedefi tutarsa firmadan ciro primi alınması için prim ödeme döneminde firma alacakları izleme formu (Bütçeleme Süreci) doldurularak Finans Bölümüne teslim edilir. Bunun takibinde firmalardan fiyat, vade ya da iskonto değişimlerinde stokla ilgili oluşan zararların karşılanması için yapılan faaliyetlerin çıktısı olarak firma alacakları izleme formu doldurulur.

10-  Kota anlaşması hedefi tutmazsa ciro primi alınamaz.

11- Teklif onaylanmazsa tedarikçi firmaya kota anlaşması kapsamında satın alma yapılamayacağı bilgisi bildirilir.

12- Kota anlaşması teklifi yoksa sistem üzerinden miktar, teslim tarihi, fiyat, vade, MF, ve % iskonto bilgilerini içerecek şekilde uygun sipariş verilir.

13- Siparişin akabinde ürünler depoya gelir.

14- Depoya gelen ürünlerin girişleri tamamlandıktan sonra irsaliye ve faturalar muhasebeye ulaşır. Muhasebe, fatura ve irsaliyeleri üst üste zımbalayarak satın almaya gönderir.

15- Satın alma verdiği siparişin anlaşılan satın alma koşulları ile gelen faturanın satın alma koşullarını karşılaştırarak kontrolünü yapar ve faturalar satın almadan 'ödenmek için uygundur' olarak düzenlenir ve ilgili birime gönderilir.