Firmalarda Tahsilat
TAHSİLAT
Firmalarda tahsilat sürecini takip etmek için genellikle otomasyon programları kullanılır. Sistemden otomatik çıkan faturalar ilgili müşterinin hesabına otomatik olarak borç kalemine kaydedilir. Borçlandırılan müşteri, vadesi dolunca kredi kartı, nakit, banka havalesi, çek & senet veya ticari kart şeklinde önceden belirlenmiş olan ödeme alternatiflerinden biriyle ödeme yapabilmektedir. Şirketin faaliyet gösterdiği sektöre ve işleyişine göre bu alternatiflerden biri yada birkaçı daha yaygın olarak kullanılabilir.
Kredi Kartı
Eğer tahsilat kredi kartı ile yapılacaksa kredi kartı limitinin bu tahsilat için yeterli olup olmadığı kontrol edildikten sonra ödemenin yapıldığına dair kesilen kredi kartı makbuzu ve slipi müşteriye teslim edilip bir nüshası firmanın muhasebesi tarafından saklanır.
Çek-Senet
Eğer tahsilat kredi kartı ile yapılmayacaksa tahsilatçı bazında ekstreler muhasebe/finans departmanı-borç takip sistemi tarafından hazırlanır ve bu durumda tahsilat alternatiflerden biri çek veya senet ile tahsilattır. Tahsilat çek-senetle yapılacaksa; kesilen çek ve senetler için tahsilat makbuzu düzenlenir ve bu makbuzun bir nüshası da hazırlanıp müşteriye teslim edilir. Çek bankaya verilebilir, kasada muhafaza edilebilir ya da ciro edilebilir. Bankaya verilir ya da kasada muhafaza edilirse vadesi geldiğinde tahsil edilip müşterinin cari hesabı kapatılır. Eğer çek ciro edildikten sonra karşılıksız çıkarsa ilgili firmaya ödeme yapılarak çek geri alınır. Karşılıksız çeki veren müşteri yeniden bir çek düzenleyecekse yeni düzenlenen çekin gecikmeyi tazmin edecek şekilde vade farkı tutarını içermesi gerekir. Yeni düzenlenen çek de karşılıksız çıkarsa konu hukuk departmanına iletilip yasal süreç başlatılır (yasal sürecin detaylarına aşağıdaki paragrafta yer verilmiştir). Şayet müşteri yeni bir çek düzenlemeyecekse diğer ödeme şekillerinden birini de şirketle karşılıklı mutabakat yapılarak seçebilir. Diğer seçeneklerin detaylarına da aşağıda yer verilecektir.
Ticari Kart
Diğer tahsilât alternatifi ise ticari kart ile tahsilattır. Ticari Kart Sistemi, satıcı firmaların bayi veya perakendecilerinden olan tahsilâtlarını çalışılan banka nezdindeki hesaplarından yapılmasına aracılık eden, üzerinde kampanya ve ödül programlarının da tanımlanabileceği, hem Satıcı Firma hem de Alıcı Firmalar için operasyonel verimlilik sağlayacak bir sistemdir. Ticari Kart üzerinde bayi/perakendeci(müşteri) ve satıcı firma(Şirket) tercihleri doğrultusunda değişik özelliklerde limitler tanımlanabilir. Bu limitler, bayi/perakendeciye(müşteri), banka tarafından tesis edilmiş ve sadece belirli bir Satıcı Firmadan(Şirketten) yapılan alımlarda kullanılabilen Ticari Kart limiti ve/veya belirli bir Satıcı Firma(Şirket) için ayrılmamış, birden fazla Satıcı Firma(Şirket) tarafından paylaşılabilen Ticari Kart limiti olabilir. Vade gününde, sistem bayi/perakendecinin(müşterinin) hesap bakiyesini kontrol edip, borç tutarını otomatik olarak tahsil ederek, satıcının(Şirketin) hesabına aktarır. Hesapta yeterli bakiye bulunmaması durumunda, tesis edilmiş kredi limitleri dahilinde kredi kullandırılarak, tutar satıcının(Şirketin) hesaplarına geçilir. Slip ve makbuz da müşteriye gönderilir. Eğer ticari kart limiti tahsilat için yetersiz olursa diğer ödeme şekillerinden biri de şirketle karşılıklı mutabakat yapılarak seçilebilir. Eğer müşteri ile alternatif tahsilat yöntemlerinden biri için mutabık kalınamazsa, icra takip formu doldurularak teslim tutanağı ile birlikte hukuk departmanına teslim edilir ve yasal takip başlatılır. İcra dosyalarına istinaden gelen ödemeler reddiyat makbuzu karşılığı teslim alınarak ilgili hesaplara işlenir. Hukuk bölümüne teslim edilen evrakların fotokopisi alınarak dosyalarda saklanır. Hukuk bölümünden gelen ödeme makbuzları dosyalara eklenir. Aylık periyotlarla dosyalar hukuk bölümünün verdiği izahatla birlikte takip edilip son durumları ile ilgili bilgi edinilir. Yasal takip süreci süreklilik arz eden müşteriler (burada kantitatif limitler belirlenebilir, örneğin yılda bir müşteriden toplamda ''x'' ’ den fazla bir alacak tutarı için yasal takip başlatılmışsa yada yılda bir müşteriden toplamda ''y'' kadar alacak tahsili imkansız hale gelmişse ve benzeri ) risk Takip sisteminde takip edilir. Risk takip sisteminde ise duruma göre ilgili müşteriye hiç satış yapmama, satış yapılması durumunda peşin tahsilat yoluna gidilme, teminat alınması veya teminat tutarının arttırılması gibi ilgili alacağı şüpheli hale getirmeyi önleyici bazı alternatif zorunluluklar öngörülebilir.
Nakit Tahsilat
Bir başka tahsilât alternatifi ise nakit tahsilattır. Müşteriden tahsil edilen tutarlar tahsilatçı tarafından bankaya yatırılır. Dekont ve makbuza istinaden borç takip sistemi ilgili cari hesabı kapatır. Bununla ilgili dekont ve makbuzu ise saklanıp dosyalanır. Tahsilat zamanında yapılmaz ise; sözleşme/anlaşma kapsamında ilgili müşteriye vade farkı uygulanır. Şayet yasal takip süreci başlatılırsa yukarıda detayları anlatıldığı belirtildiği üzere aynı prosedür takip edilir. Nakit tahsilat yöntemi çok küçük işletmeler için uygulama alanı bulma ihtimali olan ancak büyük işletmeler için günümüzde uygulanması pek mümkün olmayan bir yöntemdir.
Banka Havalesi
Son yöntem ise banka havalesi ile tahsilattır. Her hafta ya da belli günlerde banka havalesi yöntemini tercih eden müşteriler aranır ve cari hesapları, ödeme vadesi ile ilgili bilgi verilir. Ödeme yapıldıktan sonra havale detayları sisteme girilip ilgili cari hesap kapatılır. Tahsilat zamanında yapılmaz ise sözleşme/anlaşma kapsamında ilgili müşteriye vade farkı uygulanır. Şayet ödemeyle ilgili yasal takip süreci başlatılırsa yukarıda detayları anlatıldığı belirtildiği üzere aynı prosedür takip edilir.